Cette page décrit comment Mediasoft Development S.A.S. traite des données personnelles lorsque vous visitez www.emedia.cards et lorsque vous utilisez le logiciel eMedia Cards (y compris les versions bêta partenaires). Elle se réfère aux articles 13 et 14 du RGPD (UE 2016/679).
Nous ne vendons pas de données personnelles. Les fiches titulaires, photos et travaux d’impression restent sur votre poste, sauf si vous utilisez Mobile Print Center ou Web Print Center. Ces cas sont décrits plus bas.
1. Qui nous sommes
Mediasoft Development S.A.S. (« nous ») est le responsable de traitement pour les données du licencié, du poste de travail et du support.
- Siège : 228, rue de la Convention, 75015 Paris, France
- RCS Paris / SIRET : 803 489 343 00019
- Produit : eMedia Cards (logiciel pour Windows)
- Site : https://www.emedia.cards
- Demandes : support@emedia-cs.com
Nous n’avons pas désigné de DPO. Les demandes relatives aux données se font à l’adresse ci-dessus.
2. Champ d’application
- Ce site public.
- La licence bêta partenaire d’eMedia Cards (Activation et contrôle silencieux au lancement).
- Les journaux d’incident et rapports de diagnostic que vous nous envoyez.
- Le téléchargement des mises à jour logicielles.
- La fonction cloud facultative : Mobile Print Center (Wifimage).
- La fonction cloud facultative : Web Print Center (un lien ouvert dans un navigateur, imprimé sur ce poste).
- La connexion facultative à Google Sheets / Google Drive depuis le poste.
Elle ne décrit pas le traitement que vous effectuez sur les données des titulaires de cartes dans vos fichiers, bases ou imprimantes. Pour ce traitement, vous êtes responsable ; nous ne sommes sous-traitant que pour Mobile Print Center au § 4.5 et pour Web Print Center au § 4.7.
3. Responsable et sous-traitant
| Activité | Notre rôle |
|---|---|
| Clé de licence, nom et e-mail du déclarant, identifiant de poste, nom d’hôte, fichiers d’incident ou de diagnostic envoyés | Responsable de traitement |
| Ce site | Responsable de traitement |
| Travaux et photos Mobile Print Center (Wifimage) sur notre cloud | Sous-traitant (vous restez responsable des photos et champs) |
| Travaux Web Print Center sur www.emedia.cards (formulaire, photo et image de la carte imprimée, chiffrés) | Sous-traitant (vous restez responsable des données du titulaire). La clé de contenu ne nous est pas transmise. |
| Compte Google, fichiers Sheets et Drive | Google est responsable indépendant du compte Google. Les jetons OAuth restent sur le PC. eMedia Cards utilise la connexion Google uniquement pour accéder, à la demande de l’utilisateur, aux fichiers qu’il sélectionne ou autorise pour une utilisation avec le logiciel. |
4. Données traitées
4.1 Aide → Activer (bêta partenaire)
Lorsque vous activez une licence eMedia Cards, nous recevons :
- Obligatoire : clé de licence, nom, e-mail, identifiant de poste (dérivé du matériel du poste).
- Facultatif sur le même formulaire : civilité, société, pays, téléphone/fax, adresse postale, code postal/ville.
- Technique : nom d’hôte, version de l’application, date de compilation. À l’activation, nous conservons aussi, avec le poste, les valeurs matérielles servant à calculer cet identifiant.
Il s’agit de données d’identification d’une personne dans une entreprise (données personnelles « ordinaires »). Ce ne sont pas des catégories particulières de l’article 9 (santé, biométrie aux fins d’identification unique, etc.).
4.2 Lancements suivants (contrôle silencieux)
Chaque lancement d’une version bêta partenaire interroge notre serveur de licence pour savoir si ce PC peut encore s’exécuter. Le logiciel n’envoie que :
- clé de licence, identifiant de poste, nom d’hôte, version, date de compilation.
Il ne réémet pas le nom, l’e-mail, l’adresse, la civilité ni ces valeurs matérielles.
Le serveur voit aussi l’adresse IP publique de la connexion (normal pour HTTPS).
4.3 Journaux d’incident et rapports de diagnostic
- Envoi automatique d’un rapport d’incident (bêta partenaire, activé par défaut) : après une fermeture inattendue, le lancement suivant peut envoyer uniquement un rapport d’incident (identifiants de processus, traces d’exception). Les chemins de fichiers peuvent contenir un nom d’utilisateur Windows. Pas de fiches ni de photos de cartes. Désactivation : Options → Journaux.
- Rapport de diagnostic manuel : Aide → Envoyer un rapport de diagnostic (ou Options → Journaux). Vous choisissez les fichiers et confirmez deux fois. Ces fichiers peuvent contenir des chemins et, si vous avez activé ces journaux, du texte lié aux enregistrements. Nous ne recevons ce rapport que si vous l’envoyez.
4.4 Mises à jour logicielles
Lors du téléchargement d’une mise à jour, la requête peut inclure l’identifiant de poste, afin d’associer une compilation aux postes qui l’ont appliquée. Pas d’usage publicitaire.
4.5 Ce qui reste sur le poste
- Modèles de cartes, bases internes (
.eccdb), liaisons Excel/CSV, noms d’activité d’impression, journaux de diagnostic locaux. - Le cadrage du visage pour les photos s’exécute sur le poste pour composer l’image. Nous n’envoyons pas de modèle biométrique vers nos serveurs et nous ne l’utilisons pas pour identifier une personne de façon unique.
Si vous activez Mobile Print Center, photos et champs sont saisis sur le téléphone, stockés sur wifimage.mediasoft.dev, puis téléchargés sur ce poste pour impression. Pour ce traitement, vous restez responsable de traitement et Mediasoft agit en qualité de sous-traitant sur vos instructions documentées. Le traitement est soumis aux dispositions applicables relatives à la sous-traitance prévues par l’article 28 du RGPD.
4.6 Visites de ce site
La visite de ces pages peut être consignée par l’hébergeur (IP, date, navigateur, URL) pour la sécurité et le fonctionnement. Cette page de confidentialité n’utilise pas de cookies publicitaires ni de mesure d’audience.
4.7 Web Print Center
Si vous activez Web Print, un navigateur qui ouvre le lien peut remplir la carte ouverte sur ce poste et demander à ce poste de l’enregistrer et de l’imprimer. Le lien contient une clé de contenu après #. Les navigateurs n’envoient pas cette partie de l’adresse : notre serveur ne reçoit donc pas la clé et ne peut pas lire les champs, la photo ni l’image de la carte imprimée.
Le téléphone et ce poste chiffrent les données avant l’envoi. Nous ne conservons que ce texte chiffré, sur le serveur qui héberge www.emedia.cards, en France. Un travail est supprimé dès que ce poste le récupère. L’image renvoyée au navigateur est supprimée dès qu’il la récupère. La description de la carte ouverte (noms des champs, listes de choix et aperçu du modèle) est supprimée lorsque vous arrêtez Web Print ou que vous créez un nouveau lien. Si ce poste passe hors ligne alors que Web Print reste activé, ou si une suppression n’aboutit pas, ce qui reste est effacé sous 24 heures.
Nous conservons aussi l’identifiant du lien, la licence et le poste auxquels il est rattaché, un code de langue, une trace de courte durée des navigateurs qui ont la page ouverte, et des compteurs quotidiens de travaux récupérés ou abandonnés. Ces enregistrements ne contiennent ni les champs ni les photos. Les compteurs sont des totaux d’exploitation. L’identifiant du lien demeure tant que ce poste conserve le lien.
Pour ce traitement, vous restez responsable des données du titulaire. Mediasoft agit en qualité de sous-traitant sur vos instructions documentées. Le traitement est soumis aux dispositions applicables relatives à la sous-traitance prévues par l’article 28 du RGPD. Le téléphone peut conserver la dernière image imprimée dans la mémoire de son navigateur jusqu’à ce que vous effaciez le formulaire ou que ce poste ouvre une autre carte. Cette copie est sur le téléphone, pas sur notre serveur.
5. Finalités et bases légales
| Finalité | Base (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Lier une clé de licence à un poste ; assister le licencié (nom, e-mail, identifiant de poste) | (b) contrat (bêta / licence logicielle) |
| Nom d’hôte, journal de contrôle au lancement, IP, télémétrie d’incident (bêta fermée, CLUF, option de refus), identifiant de poste pour les mises à jour | (f) intérêt légitime — faire fonctionner la bêta, corriger les défauts, attribuer les mises à jour. Vous pouvez vous opposer (voir droits). |
| Champs facultatifs d’Activation (adresse, téléphone, civilité) et rapport de diagnostic manuel | (a) consentement — vous choisissez de les renseigner ou d’envoyer le rapport |
| Photos et champs Mobile Print Center (Wifimage) | Nous agissons en sous-traitant sur vos instructions (art. 28) |
| Données de cartes Web Print Center (chiffrées lors du passage par www.emedia.cards) | Nous agissons en sous-traitant sur vos instructions (art. 28) |
| Journaux techniques du site | (f) intérêt légitime — disponibilité et sécurité du site |
6. Destinataires
- Le personnel Mediasoft chargé des licences et du support (France).
- Le serveur auto-hébergé qui héberge l’API de licence et les journaux d’incident (pas un SaaS public).
- Le cloud Mobile Print Center (Wifimage), uniquement si vous activez cette fonction (travaux téléphone jusqu’au téléchargement sur ce poste).
- La boîte aux lettres Web Print Center sur www.emedia.cards, uniquement si vous activez cette fonction. Elle conserve le texte chiffré jusqu’à ce que ce poste ou le navigateur le récupère, et elle ne reçoit pas la clé de contenu.
- L’hébergement de www.emedia.cards (serveur qui reçoit les requêtes HTTPS).
- Google, uniquement si vous vous connectez à Sheets/Drive depuis l’application (votre compte Google).
Nous ne vendons pas les données et ne les utilisons pas pour de la publicité tierce. Les données sont stockées en France. Nous n’entendons pas transférer les données des licenciés hors de l’EEE. Si un transfert s’imposait, nous recourrions à une décision d’adéquation ou aux clauses contractuelles types.
7. Durées de conservation
| Jeu de données | Durée |
|---|---|
| Licencié / poste lié (nom, e-mail, identifiant, valeurs matérielles enregistrées à l’Activation) | Durée de la licence, puis jusqu’à 5 ans après la fin de la relation contractuelle lorsque cela est nécessaire au support, à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice et à la preuve de la relation contractuelle. Les données sont ensuite supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale imposant une durée supérieure. |
| Journal de contrôle au lancement (identifiant, nom d’hôte, IP, version) | 90 jours, puis suppression automatique. Le support peut, lorsque cela est applicable, effacer un poste sur demande (cela retire le siège lié ; le journal de lancement est déjà limité dans le temps). |
| Fichiers d’incident et de diagnostic | 90 jours, puis suppression |
| Données de cartes et photos Mobile Print Center (Wifimage) en attente de récupération | En principe uniquement pendant le temps nécessaire au transfert et au traitement du travail. Les données de cartes en attente peuvent être conservées jusqu’à environ 7 jours et sont supprimées après récupération/impression. Les aperçus non récupérés peuvent être conservés jusqu’à 24 heures. Les données d’appairage et de service peuvent être supprimées après 6 mois d’inactivité. |
| Texte chiffré Web Print Center (le travail, l’image de la carte imprimée et la description de la carte ouverte) | Le travail est supprimé dès que ce poste le récupère. L’image est supprimée dès que le navigateur la récupère. La description de la carte ouverte est supprimée lorsque vous arrêtez Web Print ou créez un nouveau lien. Ce qui attend encore, y compris si ce poste est hors ligne, est supprimé sous 24 heures. L’identifiant du lien, la licence, le poste, la langue et les compteurs quotidiens (sans le contenu de la carte) demeurent tant que ce poste conserve le lien. |
| Journaux locaux sur le PC | Plafond disque (environ 1 Mo par fichier, 16 Mo pour le dossier). Vidage possible dans Options → Journaux |
| Journaux du site | Conservation technique courte chez l’hébergeur, pour la sécurité |
8. Sécurité
Les connexions de licence et d’incident utilisent HTTPS. Le site d’administration est protégé par mot de passe et limité par adresse IP. Les travaux Web Print Center passent aussi en HTTPS et sont chiffrés avec une clé qui reste dans le lien et sur le poste. Cette clé n’est pas envoyée à notre serveur. Aucune mesure n’est infaillible ; c’est aussi pour cela que les lancements ordinaires n’emportent plus les données du licencié.
9. Vos droits
Lorsque le RGPD s’applique, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition (y compris à l’intérêt légitime, par exemple l’envoi automatique d’incident) et la portabilité lorsque la base est le contrat ou le consentement. Vous pouvez retirer le consentement aux champs facultatifs ou à l’envoi d’un diagnostic, sans remettre en cause l’Activation elle-même.
Écrivez à support@emedia-cs.com depuis une adresse que nous pouvons relier à la licence, et indiquez si possible l’identifiant de poste ou le nom d’hôte. Réponse sous un mois (prorogeable de deux mois pour une demande complexe, avec information).
Vous pouvez aussi saisir la CNIL (voir contact) ou l’autorité de contrôle de votre pays dans l’UE/EEE.
10. Ce site
Le site produit est https://www.emedia.cards (le domaine sans www redirige ici). Ces pages de confidentialité n’installent pas de cookies publicitaires et ne chargent pas de mesure d’audience tierce. Si nous ajoutons une mesure d’audience, cette page sera mise à jour et, le cas échéant, un consentement sera demandé.
11. Google Sheets et Google Drive
La connexion à Google Sheets et Google Drive est une fonctionnalité facultative d’eMedia Cards. Elle n’est activée que si vous choisissez explicitement de connecter un compte Google depuis le logiciel.
eMedia Cards utilise les API Google afin de vous permettre de sélectionner, lire et, lorsque vous le demandez, modifier des fichiers Google Sheets ou d’autres fichiers Google Drive utilisés comme sources de données ou ressources pour la création et la personnalisation de cartes.
L’accès demandé est limité aux fichiers que vous sélectionnez ou autorisez explicitement pour une utilisation avec eMedia Cards. eMedia Cards n’a pas vocation à parcourir ou exploiter l’ensemble de votre Google Drive sans action de votre part.
Les jetons OAuth nécessaires à la connexion sont stockés localement dans le profil Windows de l’utilisateur sur le poste concerné. Mediasoft Development ne reçoit ni ne stocke votre mot de passe Google. Les jetons d’accès ne sont pas utilisés à des fins autres que celles nécessaires au fonctionnement de la connexion Google demandée par l’utilisateur.
Les données provenant de Google Sheets ou Google Drive — par exemple les cellules d’une feuille, les noms de fichiers, les images ou autres ressources sélectionnées — sont traitées uniquement afin d’exécuter les fonctions demandées dans eMedia Cards, notamment l’utilisation d’une feuille Google Sheets comme source de données pour la création, la personnalisation et l’impression de cartes.
Ces données ne sont pas vendues, louées, utilisées à des fins publicitaires, utilisées pour établir des profils marketing, ni utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle par Mediasoft Development. Elles ne sont pas copiées vers les serveurs Mediasoft du seul fait de l’utilisation de la connexion Google, sauf si une autre fonctionnalité explicitement activée par l’utilisateur l’exige et est décrite dans la présente politique.
Vous pouvez déconnecter votre compte Google depuis eMedia Cards. Cette déconnexion supprime les informations d’autorisation OAuth conservées localement par le logiciel. Vous pouvez également révoquer l’accès d’eMedia Cards à votre compte directement depuis les paramètres de sécurité et d’autorisations de votre compte Google.
La révocation empêche tout nouvel accès via cette autorisation. Elle ne supprime pas les fichiers ou données que vous avez déjà choisi d’enregistrer localement sur votre ordinateur, ni les données déjà imprimées ou exportées à votre demande.
L’utilisation et le transfert par eMedia Cards des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.
12. Modifications
Nous mettrons cette page à jour en cas de changement substantiel. La date en tête de page est celle de la dernière révision.
13. Contact et CNIL
Mediasoft Development S.A.S.
228, rue de la Convention
75015 Paris, France
support@emedia-cs.com
Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France
www.cnil.fr